Kuinka teet saavutettavan PDF-tiedoston InDesignilla

Oletko yrittänyt löytää tietoa kuinka tehdä saavutettava PDF:n InDesignilla mutta et ole löytänyt selkeää ohjetta? Itse yritin kahlata verkkosivuja läpi, mutta ohjeiden runsaus ja pituus sai aikaa lähinnä ahdistusta. Koska suuri osa asiakkaistamme tarvitsee saavutettavia PDF:iä kävin asiaan liittyvän kurssin. Nyt kun tämän asian osaan, niin yritin tehdä mahdollisimman selkeät perusohjeet eri vaiheista jotka täytyy tehdä jotta PDF olisi saavutettava.

Taustaa: Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta vaatii, että kaikki 23.9.2018 jälkeen verkkosivuille laitetut asiakirjat tulee olla saavutettavia (jotta esimerkiksi ruudunlukijat voisivat niitä lukea) viimeistään 23.9.2020. Vaatimus koskee tätäkin vanhempia tiedostoja, jos ne ovat oleellisia henkilön etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien toteutumiselle. Laki koskee julkista puolta sekä esimerkiksi järjestöjä jotka saavat yli puolet rahoituksestaan julkisista varoista.

Saavutettavan PDF:n tekeminen edellyttää kuuden vaiheen läpikäymistä. Ensimmäiset kolme ovat työläämpiä, loput kolme helpompia.

Saavutettavien dokumenttien teossa Indesignilla on kuusi vaihetta, lue täältä ohjeet.
  1. Määrittele kappaletyylit ja lisää tunnisteet
  2. Määrittele elementtien lukujärjestys
  3. Lisää kuviin vaihtoehtoiset tekstit
  4. Kirjoita dokumentin nimi
  5. Tee PDF oikein asetuksin
  6. Tarkista saavutettavuus Acrobat Prolla

Oletan, että osaat jo jonkin verran käyttää InDesignia. Mainitsemani polut ovat englanniksi, koska käytän itse englanninkielistä InDesignia. Sitten asiaan:

1. Määrittele kappaletyylit ja lisää tunnisteet

PDF on saavutettava vain kuin sille on luotu rakenne, jotka on tehty tunnisteilla (tag).  Tunnisteiden ansiosta käyttäjä voi navigoida, etsiä sisältöjä ja määrittää sijaintinsa dokumentissa.

  • Määrittele kaikille tekstille kappaletyylit (paragraph styles): Window > Styles > Paragraph Styles
  • Kun olet määritellyt kaikki kappaletyylit avaa Paragraph Styles ikkunan oikeasta kulmasta kohta ”Edit all export tags”. Merkitse Tag-kolumniin jokaiselle kappaletyylille oma tunniste. Otsikot pitää olla hierarkisessa järjestyksessä eli pääotsikko on H1, alaotsikko H2 yms.

2. Määrittele elementtien lukujärjestys

Määrittele missä järjestyksessä ruudunlukija lukee sivun elementit. Joskus esim. ingressi on otsikon yläpuolella. Tällöin määritellään lukujärjestys niin että ensin luetaan otsikko ja otsikon jälkeen vasta ingressi.

  • Avaa Window > Articles; vedä kaikki sisältö (tekstit ja kuvat) tähän ruutuun ja järjestele siihen järjestykseen kun haluat että ruudunlukija lukee ne.
  • Avaa Articles-ikkunan menu oikeasta kulmasta ja valitse ”Use for Reading order in tagged PDF”

3. Lisää kuviin vaihtoehtoiset tekstit

Kuville täytyy antaa vaihtoehtoinen teksti (alt-teksti) joka kertoo mikä on kuvan olennainen sisältö. Vaihtoehtoinen teksti tulee esiin vain ruudunlukuohjelmia käyttäville (se ei siis ole sama asia kuin kuvateksti).

  • Napsauta kuvan päällä hiiren oikealla painikkeella > valitse Object Export Options
  • Valitse Alt Text
  • Valitse Alt Text Source > Custom
  • Kirjoita kuvaileva teksti alla olevaan kenttään.

Jos kuva/kuvitus tms. on vain koriste merkitse se koristeelliseksi (artefact) jolloin ruudunlukija hyppää sen yli.

  • Napsauta kuvan päällä hiiren oikealla painikkeella > valitse Object Export Options
  • Valitse Tagged PDF
  • Apply Tag > Artefact

4. Kirjoita dokumentin nimi

Kirjoita asiakirjaan dokumentin otsikko (tämä ei ole sama kuin tiedostonimi). Tämä on hyvä myös hakukoneita ajatellen.

  • File > File Info > Document title

5. Tee PDF oikein asetuksin

  • Tallenna tiedosto File > Export > Adobe Pdf (Interactive)
  • ”General” ikkunassa valitse ”Create Tagged PDF” ja ”Use structure for tab order”
  • ”Advanced” ikkunassa valitse ”Display Title” > kirjoita ”Document title” ja valitse kohdasta ”Language” kieleksi se kieli millä dokumentti on kirjoitettu.

6. Tarkista saavutettavuus Acrobat Prolla

  • Valitse Tools > Accessibility. Valitse ruudun oikeasta reunasta ”Full Check”
  • Vasemmasta reunasta löydät raportin. Korjaa kaikki ”Failed kohdat” (punaiset ruksit). Napsauta hiiren oikealla painikkeella ja Acrobat neuvoo miten korjata virheet.
  • Raportti näyttää aina myös vähintään kaksi ”Needs manual check” kohtaa (siniset kysymysmerkit). Sinun tulee esimerkiksi itse tarkistaa lukujärjestys sekä värien kontrastit. Lukujärjestyksen tarkistus käy helpoiten kohdasta File > Export to > Text (Accessible) ja näet missä järjestyksessä elementit tulevat. Värien kontrastit sinun tulee arvioida itse ja tähän on verkossa myös apuvälineitä, esim. täällä.

Voilà! Kun tarkistus ei näytä enää punaisia rukseja on dokumentti valmis ladattavaksi nettiin.

Lisähuomio: saavutettavia dokumentteja tehdessä kaikki “omat säädöt” täytyy unohtaa. Esimerkiksi tyhjät välit tai ylimääräiset rivivaihdot ovat kiellettyjä saavutettavissa dokumenteissa. Otsikot täytyy tehdä kappaletyyleillä ja luettelot luettelotyökalulla. Muista tämän lisäksi varmistaa että väreissä on tarpeeksi kontrastia ja fontti on tarpeeksi selkeää luettavaksi.

Jos kaipaat apua saavutettavien dokumenttien kanssa, otathan yhteyttä!

Marja Hautala

Marja Hautala

Olethan yhteydessä jos tarvitset apua graafisessa suunnittelussa, mietitään yhdessä paras ratkaisu juuri sinulle.

[email protected]
040 529 6137

Etsitkö tekijää verkkosivuillesi?

Soita Hannulle numeroon 050 582 3955 ja keskustellaan lisää tarpeistasi.

Tarvitsetko apua PDF-dokumenttien kanssa? Kerro meille ongelmastasi.