Millainen on hyvä tarjouspyyntö?
Onko vastuullasi kilpailuttaa organisaatiollenne uusien verkkosivujen toimittajat? Mistä pitäisi lähteä liikkeelle? Onnistuneen verkkosivuprojektin ensimmäinen haaste onkin yleensä tarjouspyynnön laatiminen. Kun tarjouspyyntö on laadittu hyvin, saat todennäköisemmin myös vertailukelpoisia tarjouksia.
Miksi tarjouspyyntö?
Miksi tarjouspyyntö tulee laatia? Miksi kaikki toimittajat eivät vain kerro hintojaan verkkosivuillaan? Esimerkiksi me Muuksissa toteutamme kaikki verkkosivut räätälöitynä palveluna. Tällöin joka projektin hinta vaihtelee asiakkaan tarpeista riippuen. On mahdotonta antaa yhtä hintaa, koska eri asiakkaiden tarpeet eroavat niin paljon toisistaan.
Verkkosivuston laajuus ja erilaiset toiminnallisuudet vaikuttavat hintaan suuresti. Usein kyseessä ei ole myöskään pelkästään verkkosivuston uudistus, vaan samalla uusitaan esimerkiksi myös järjestön tai yrityksen visuaalinen ilme.
Keitä mukaan tarjouspyynnön määrittelyyn?
Tarjouspyynnön tekemiseen kannattaa varata aikaa. Sen laatimiseen kannattaa ottaa mukaan organisaatiostanne kaikki jotka osallistuvat päätöksentekoon verkkosivuprojektin aikana. Tarjouspyyntöön kannattaa suhtautua eräänlaisena projektin konseptisuunnitelmana. Kun yksityiskohdat ovat mietittynä, niin projektin laajuus sekä käsitys siitä mitä ollaan tilaamassa hahmottuu tarkemmin myös sinulle ja organisaatiollenne.
Tarjouspyynnön sisältö
1. Mitkä ovat tavoitteet?
Mitkä ovat verkkosivuston tavoitteet, eli mikä on verkkosivuston tarkoitus ja miksi verkkosivut tarvitaan? Ketkä ovat verkkosivuston kohderyhmät, onko niitä yksi tai useampi ja mitä nämä eri kohderyhmät etsivät verkkosivuilta? Kerro näistä tarjouspyynnössä, lisäksi kerro hieman yleistä tietoa organisaatiostanne taustaksi.
2. Toiminnallisuudet
Onko kyseessä verkkosivujen uudistus vai lähdetäänkö toteuttamaan täysin uusia verkkosivuja?
Uudistusprojekteissa on hyvä miettiä mitä toiminnallisuuksia nykyisellä verkkosivustolla on ja mitä niistä halutaan myös uudelle verkkosivustolle. Onko jotain uusia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia mitä tarvitaan, joita ei löydy vanhoilta verkkosivuilta? Esimerkiksi saavutettavuuden, visuaalisen ulkoasun, mobiilikäytettävyyden tai hakukonenäkyvyyden parantaminen ovat esimerkkejä parannuksista. Listaa kaikki parannusta vaativat asiat tarjouspyyntöön.
Jos lähdetään toteuttamaan uusia verkkosivuja, kerro toimittajalle mahdollisimman tarkasti millaisia verkkosivuja ollaan tilaamassa. Kenenkään etu ei kuitenkaan ole mennä äärimmäisyyksiin. Toiminnallisuudet olisi hyvä listata tarjouspyyntöön. Esimerkiksi tarvitaanko tapahtumakalenteria, erilaisia lomakkeita, verkkokauppaa, blogia, uutisartikkeleita, uutiskirjeen tilausta, someseinää yms. Listaa kaikki toiminnallisuudet tarjouspyyntöön.
Kerro myös jos tarvitset jotain muuta viestintä- tai markkinointimateriaalia, laajempaa visuaalisen ilmeen uudistusta, somepohjia, kuvituksia, infografiikkaa, valokuvaajan palveluita tms.
3. Kenen vastuulla on mikäkin asia
Haluatteko itse tuottaa verkkosivuille tulevan sisällön? Haluatteko itse myös syöttää sisällön verkkosivuille vai toivotko toimittajan tekevän sen? Tarvitaanko erillistä hakukoneoptimointia, markkinointia, mainontaa tai sisällöntuotantoa? Mieti millaiset resurssit organisaatiossanne on, esimerkiksi sisällön tuotanto ja syöttö verkkosivuille vaatii aikaa ja vaivaa, johon kannattaa varautua. Kerro tarjouspyynnössä mitä haluatte tehdä itse ja mihin tarvitsette apua.
4. Aikataulut
Tarjouspyyntöön on hyvä kirjata aikatauluihin liittyvät toiveet. Kerro päivämäärä ja kellonaika mihin mennessä tarjoukset pitää lähettää. Tarjousten antamiselle on hyvä antaa vastausaikaa vähintään 2 viikkoa. Milloin uusi verkkosivusto pitää olla julkaistuna? Onko esimerkiksi jokin tietty tapahtuma, jota ennen verkkosivusto pitäisi olla valmiina? Pyydä toimittajaa kuvaamaan projektin eri osuuksien aikataulutus ja pystyykö toimittaja sitoutumaan aikatauluunne.
5. Ylläpito ja webhotelli
Verkkosivut tarvitsevat webhotellin sekä verkkotunnuksen. Kysy kuuluvatko nämä toimittajan tarjoukseen vai tilataanko ne kolmannelta osapuolelta? Varmista myös kuuluvatko varmuuskopioinnit, tietoturvapäivitykset sekä sisällönhallintajärjestelmän (WordPress) ja lisäosien päivitykset webhotellin maksuun vai ovatko ne erillisiä lisäpalveluja. Pyydä toimittajaa myös kertomaan mitkä ovat webhotelliin ja verkkosivuihin liittyvät ylläpitokulut verkkosivuprojektin jälkeen.
Tarjouspyynnön lähetys ja tarjousten läpikäynti
Yllämainitut tiedot riittävät usein tarjouksen laatimiseen. Laita tarjouspyyntöön myös yhteyshenkilön yhteystiedot, jolta toimittaja voi kysyä mahdollisia tarkennusta vaativia asioita.
Kun saat toimittajalta tarjouksen, niin siitä tulisi tietysti käydä selvästi ilmi mitä projekti maksaa kokonaisuudessaan. Sinun kannaltasi on tietysti parempi että toimittaja sitoutuu tekemään tietyt asiat tiettyyn hintaan eli urakkana. Älä suostu tuntihintaiseen veloitukseen jos toimittaja ei ole määritellyt työhön meneviä tunteja tai edes aika-arvioita etukäteen.
Potentiaalisten toimittajien kanssa kannattaa vielä buukata etäkokous, jossa käydään tarjous sekä mahdolliset kysymykset läpi, sekä tutustutaan puolin ja toisin. Toivottavasti pääset tässä vaiheessa tapaamaan henkilöitä, jotka tulevat suunnittelemaan ja toteuttamaan verkkosivustoasi, etkä pelkästään myyjää. Tällä vältät sen että myyjä lupaa tähdet ja kuun taivaalta, mutta sitten kun itse projekti alkaa niin kaikki ei onnistukkaan, niin kuin myyjä on maalaillut.
Mukavia hetkiä tarjouspyynnön kirjoituksen parissa! Odotamme innolla tarjouspyyntöäsi. 😎
